Incidenza del costo del personale nel ristorante: come calcolarla

Perché l'incidenza del personale è il numero da tenere d'occhio

In molti ristoranti il personale è la voce di costo più pesante insieme alle materie prime. A differenza del food cost, però, raramente viene calcolato con precisione: si guarda il totale delle buste paga a fine mese e si spera che i conti tornino.

L'incidenza del costo del personale dice quanta parte di ciò che incassi serve a pagare chi lavora nel locale. È il numero che ti permette di capire se l'organizzazione dei turni è sostenibile, se un servizio rende o se stai lavorando in perdita senza accorgertene.

In questa guida vediamo cosa includere nel calcolo, la formula, un esempio completo e come leggere il risultato servizio per servizio. Le cifre dell'esempio sono ipotetiche: sostituiscile con i dati del tuo locale.

La formula dell'incidenza del costo del personale

La formula è semplice:

• Incidenza del personale = costo totale del personale ÷ fatturato netto IVA × 100

Entrambi i valori devono riferirsi allo stesso periodo: una settimana, un mese o un anno. Il fatturato va considerato al netto dell'IVA, come per il food cost: altrimenti confronti grandezze diverse e la percentuale risulta più bassa di quella reale.

La parte difficile non è la divisione, ma il numeratore. Il costo del personale non coincide con gli stipendi netti che vedi uscire dal conto.

Cosa includere nel costo del personale

Il valore da usare è il costo aziendale, cioè quanto il lavoro costa davvero al locale. Per ogni periodo considera:

• Retribuzioni lorde di tutti i dipendenti, di sala e di cucina, compresi straordinari, maggiorazioni festive e notturne.
• Contributi e oneri a carico dell'azienda, previdenziali e assicurativi.
• Ratei delle mensilità aggiuntive, di ferie e permessi maturati e del TFR. Anche se li paghi più avanti, maturano ogni mese: se li ignori, l'incidenza sembra più bassa di quella reale.
• Collaborazioni ed extra: lavoro a chiamata, prestazioni occasionali, personale di agenzia per eventi o picchi stagionali.
• Altri costi legati al personale, se rilevanti: formazione obbligatoria, divise, visite mediche.

Il modo più affidabile per avere questi valori è chiedere al consulente del lavoro il prospetto del costo aziendale mensile per dipendente, con contributi e ratei già calcolati secondo il contratto applicato (per molti locali il CCNL Pubblici Esercizi). Le aliquote e le voci cambiano in base al contratto, all'inquadramento e alle agevolazioni: non stimarle a occhio.

E il lavoro del titolare?

Se tu o un socio lavorate in sala o in cucina senza uno stipendio, il costo del personale risulta artificialmente basso. Per valutare l'organizzazione in modo onesto, calcola l'incidenza due volte: una con i soli costi reali, una aggiungendo un compenso figurativo pari a quanto pagheresti una persona per fare lo stesso lavoro. La differenza tra i due numeri è il valore del tuo lavoro che oggi non stai pagando.

Esempio passo passo

Prendiamo una trattoria con servizio al tavolo, aperta a pranzo e cena, con un fatturato mensile di 60.000 € netto IVA. I costi del personale del mese, forniti dal consulente del lavoro, sono:

• Retribuzioni lorde dei dipendenti: 11.000 €
• Contributi e oneri a carico dell'azienda: 3.300 €
• Ratei di mensilità aggiuntive, ferie e TFR: 2.400 €
• Extra per i weekend: 1.100 €

Il costo totale del personale è 17.800 €. L'incidenza è:

17.800 ÷ 60.000 × 100 = 29,7%

Ora aggiungiamo il titolare, che lavora in sala a tempo pieno senza stipendio. Se per sostituirlo servissero 3.000 € al mese di costo aziendale, il costo del personale salirebbe a 20.800 € e l'incidenza a:

20.800 ÷ 60.000 × 100 = 34,7%

Cinque punti percentuali di differenza: è la quota di margine che il locale oggi "prende in prestito" dal lavoro del titolare.

Leggi l'incidenza servizio per servizio

Il dato mensile è utile, ma nasconde dove si perde. Un servizio molto pieno può compensare un servizio vuoto con troppo personale. Per vederlo, calcola l'incidenza sui singoli servizi usando il costo orario medio del personale: costo aziendale del mese diviso per le ore lavorate nel mese.

Supponiamo un costo orario medio di 18 € e confrontiamo due servizi della stessa settimana:

• Martedì a pranzo: 3 persone per 5 ore = 15 ore × 18 € = 270 € di personale. Fatturato del servizio: 600 €. Incidenza: 45%.
• Sabato a cena: 6 persone per 6 ore = 36 ore × 18 € = 648 € di personale. Fatturato del servizio: 3.200 €. Incidenza: 20,3%.

Il sabato sera regge il mese, il martedì a pranzo lo zavorra. Con questi numeri puoi decidere con dati alla mano: ridurre l'organico nei servizi deboli, accorciare i turni, oppure lavorare per portare più coperti in quelle fasce.

Due indicatori da affiancare

• Costo del personale per coperto = costo del personale del servizio ÷ coperti serviti. Ti dice quanto costa servire ogni cliente.
• Fatturato per ora lavorata = fatturato del servizio ÷ ore di personale. È la misura più diretta della produttività: se scende, hai più persone di quante ne servano per quel volume.

Quale percentuale è "normale"?

Non esiste un valore giusto per tutti: dipende dal tipo di servizio, dalla cucina, dagli orari e da quanto lavoro fa il titolare. Alcuni riferimenti utili per orientarsi:

• Nella ristorazione italiana con servizio al tavolo, analisi di settore indicano un'incidenza media del personale tra il 30% e il 40% dei ricavi.
• Negli Stati Uniti la National Restaurant Association ha rilevato per il 2024 un'incidenza mediana del 36,5% nei ristoranti con servizio al tavolo, che scende al 34,2% tra quelli in utile.

Più che il confronto con la media, conta l'andamento del tuo locale: un'incidenza che sale per tre mesi di fila è un segnale da non ignorare, anche se resta dentro le medie di settore.

Food cost più personale: il prime cost

Food cost e costo del personale vanno letti insieme. La loro somma si chiama prime cost ed è il principale indicatore della sostenibilità di un ristorante, perché comprende le due voci su cui hai più controllo ogni giorno.

Prime cost = (costo delle materie prime + costo del personale) ÷ fatturato netto IVA × 100

Come riferimento, per i ristoranti con servizio al tavolo viene spesso indicato un prime cost tra il 60% e il 65% del fatturato. Il resto deve coprire affitto, utenze, ammortamenti, tasse e utile. Se il prime cost supera stabilmente quella soglia, lo spazio per tutto il resto si riduce velocemente.

Per calcolare la parte materie prime, trovi il procedimento completo nella guida Come calcolare il food cost: formula ed esempio passo passo.

Come ridurre l'incidenza senza peggiorare il servizio

Abbassare il costo del personale tagliando ore a caso peggiora il servizio e fa scappare le persone migliori. Le leve più efficaci sono altre:

• Costruire i turni sulle previsioni dei coperti, non sull'abitudine. Se sai quanti clienti aspettarti per ogni servizio, sai quante persone servono.
• Scaglionare gli ingressi: non tutti devono iniziare all'apertura. Ingressi sfalsati coprono il picco senza pagare ore vuote.
• Spostare la preparazione nei momenti morti: mise en place e semilavorati nelle fasce tranquille liberano persone durante il servizio.
• Controllare straordinari e riposi ogni settimana, non a fine mese: è lì che il costo cresce senza che nessuno se ne accorga, con il rischio di non rispettare il contratto.
• Lavorare sui servizi deboli: a volte la soluzione non è togliere personale ma portare più coperti, con un menu pranzo, un evento o una comunicazione mirata.

Per approfondire come impostare i turni partendo dalle previsioni, leggi la nostra pagina sulla gestione dei turni nel ristorante.

Domande frequenti

Come si calcola l'incidenza del costo del personale in un ristorante?

Dividi il costo totale del personale per il fatturato netto IVA dello stesso periodo e moltiplica per 100. Nel costo del personale includi retribuzioni lorde, contributi a carico dell'azienda, ratei di mensilità aggiuntive, ferie e TFR, oltre a extra e collaborazioni. Il consulente del lavoro può fornirti il costo aziendale mensile per dipendente.

Lo stipendio netto è il costo del personale?

No. Lo stipendio netto è ciò che riceve il dipendente. Il costo per il locale è molto più alto, perché comprende tasse e contributi trattenuti, contributi a carico dell'azienda e le quote che maturano ogni mese anche se vengono pagate più avanti, come mensilità aggiuntive, ferie e TFR.

Qual è una buona incidenza del personale per un ristorante?

Dipende dal tipo di locale e di servizio. Per la ristorazione italiana con servizio al tavolo le analisi di settore indicano in media valori tra il 30% e il 40% dei ricavi. Più che la media, guarda l'andamento del tuo locale nel tempo e il prime cost, cioè food cost più personale, che per il servizio al tavolo viene spesso indicato tra il 60% e il 65%.

Devo includere il lavoro del titolare?

Per una valutazione realistica, sì. Calcola l'incidenza una volta con i soli costi reali e una con un compenso figurativo per il lavoro del titolare o dei soci. Così vedi se il locale sarebbe sostenibile anche pagando qualcuno per svolgere lo stesso lavoro.

Ogni quanto va calcolata?

Almeno ogni mese sul totale, e ogni settimana sui singoli servizi se vuoi intervenire sui turni in tempo. Il calcolo per servizio è quello che ti dice dove intervenire; quello mensile ti dice se l'insieme regge.